HighLevel Benutzer richtig anlegen und Zugriffe sauber verwalten

Wenn du mit HighLevel arbeitest, gibt es eine Sache, die fast jeder am Anfang falsch macht: Benutzer im Subaccount anlegen und sich dann wundern, warum man später nicht sauber über mehrere Unterkonten hinweg Zugriff hat.

Genau deshalb legen wir uns als Nächstes ein Benutzerkonto an. Du brauchst nämlich selbst als Benutzer Zugriff auf den Subaccount. Nicht, weil es „nice to have“ ist, sondern weil es essentiell ist. Und ja, da musst du mir einfach glauben.

In diesem Beitrag zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du Benutzer in HighLevel richtig anlegst, wie du Mitarbeiter zentral über den Agency Account verwaltest und wie du Rollen und Berechtigungen sauber setzt, damit später nichts eskaliert.

Warum du in HighLevel unbedingt einen eigenen Benutzer brauchst

Viele arbeiten im HighLevel Subaccount einfach als „Owner“ oder nur über den Agenturzugang. Das fühlt sich erstmal bequem an, ist aber auf Dauer ein Problem.

Wenn du einen eigenen Benutzer hast, kannst du:

• sauber über mehrere Subaccounts hinweg hinterlegt sein

• Rechte und Zugriff gezielt steuern

• Mitarbeiter korrekt anlegen und zuweisen

• Benachrichtigungen, Kalender und Verfügbarkeiten sinnvoll konfigurieren

Kurz: Du baust dir eine Struktur, die später nicht auseinanderfällt, sobald du mehr als einen Kundenaccount hast.

Benutzer im Subaccount anlegen: Der schnelle Weg

Wenn du in einem Subaccount bist und dir vorstellst, das ist ein Kundenaccount von dir, dann gehst du so vor:

1. In den Subaccount wechseln

2. Auf Einstellung

3. Auf Mein Personal

4. Dort klickst du auf Hinzufügen Benutzer

5. Alles ausfüllen, dann Nächste

6. Fertig

Wenn du es nicht limitiert hast, kannst du dort unendlich viele Mitarbeiter eintragen. Ich selbst habe zum Beispiel auch viele Leute in meinem Haupt-Subaccount. Der Ablauf ist simpel.

Aber jetzt kommt der wichtige Punkt.

👉Die HighLevel Grundlagen:

https://ghl-guide.de/was-ist-gohighlevel

Der häufigste Fehler: Benutzer nur im Subaccount anlegen

Das Problem ist nicht, dass du im Subaccount Benutzer anlegst. Das Problem ist, dass du dann später bei mehreren Unterkonten nicht automatisch überall hinterlegt bist.

Du willst in Zukunft bei mehreren Unterkonten Zugriff haben, ohne dich in jedem Subaccount einzeln anzulegen. Und genau deshalb machen wir das nicht vom Subaccount aus, sondern global vom Agenturaccount aus.

Benutzer global im Agency Account anlegen: So machst du es richtig

Jetzt gehen wir oben links zurück in den Agenturaccount:

1. Unten links auf Einstellung

2. Dort findest du den Bereich Gruppe

3. Hier kannst du Benutzer zentral hinzufügen

Wichtig: In HighLevel ist der Agency Owner in der Regel bereits angelegt, weil jede Agentur einen Owner braucht, der auch Dinge wie Plan-Wechsel oder Kündigungen steuern kann.

Wenn du jetzt zum Beispiel eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter hast, der auf viele Subaccounts zugreifen soll, dann fügst du die Person hier hinzu.

Danach kannst du beim Benutzer auf den Stift zur Bearbeitung gehen und alles sauber einstellen:

• Profilbild

• E-Mail

• erweiterte Einstellungen

• Kennwort ändern

• Rechte und Zugriff

Und dann kommt der entscheidende Teil.

Zugriff auf Subaccounts vergeben: „Hinzufügen Unterkonten“

In der Bearbeitung findest du den Punkt Hinzufügen Unterkonten. Normalerweise siehst du dort eine Liste deiner Unterkonten.

Jetzt kannst du gezielt auswählen:

• Auf welche Subaccounts soll der Benutzer Zugriff haben?

• Auf welche nicht?

Wenn du nichts auswählst, hat der Benutzer im Zweifel sehr weitreichende Rechte. Wenn du aber zum Beispiel „Test 123 GmbH“ auswählst, dann ist der Zugriff genau dafür aktiv.

Danach klickst du auf Speichern. Und wenn später noch zwei oder drei weitere Subaccounts dazukommen, kannst du es einfach ergänzen.

Kontrolle im Subaccount: Taucht der Benutzer wirklich auf?

Wenn du danach wieder in den Subaccount gehst:

Einstellung -> Mein Personal

Dann siehst du den Benutzer direkt dort aufgelistet. Du kannst ihn auch dort bearbeiten, aber der saubere Weg ist die zentrale Verwaltung über den Agency Account.

👉Auch sehr interessant:

https://ghl-guide.de/erfahrungen

Benachrichtigungen und Kalender: Bitte nicht überspringen

Viele klicken sich da schnell durch und wundern sich später, warum Automationen nicht sauber laufen oder Termine durcheinandergehen.

Unter den Einstellungen kannst du richtig viel konfigurieren, zum Beispiel:

• Benachrichtigungen

• Kalender verknüpfen

• Verfügbarkeit festlegen: wann ansprechbar, wann nicht

Wenn du mit Automationen arbeitest, ist das extrem wichtig. Nimm dir die Zeit und guck das in Ruhe durch. Das zahlt sich später aus.

Rollen und Berechtigungen: Admin vs. Benutzer

Berechtigungen sind das eine, Rollen sind das andere. Beides ist wichtig.

In HighLevel hast du typischerweise diese Logik:

• Eigentümer: der Owner im Subaccount

• Admin: meist die eine Person, die im Subaccount das Sagen hat

• Benutzer (User): alle weiteren Angestellten

Gerade bei Teams ist das Gold wert, weil du damit genau steuern kannst, wer was darf und wer nicht. Und genau das brauchen viele Firmen, damit nicht jeder überall alles anklicken kann.

👉Wenn du mehr lernen möchtest und gleich richtig einsteigen möchtest:

https://ghl-guide.de/ausbildung

Fazit: So baust du dir eine saubere HighLevel Benutzerstruktur

Wenn du nur einen Subaccount hast, fällt der Fehler vielleicht nicht auf. Sobald du aber mehrere Unterkonten, Mitarbeiter oder Kundenaccounts verwaltest, brauchst du die zentrale Struktur über den Agency Account.

Mein Tipp: Mach es direkt richtig, dann sparst du dir später viele Stunden Chaos.

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