HighLevel Kalender einrichten: Round Robin, Verfügbarkeit & Automationen

Du willst als Nächstes einen Kalender im HighLevel Account deines Kunden haben, damit dein Kunde damit wirklich arbeiten kann. Genau darum geht’s hier. Nicht nur Kalender anlegen, sondern so, dass am Ende alles sauber läuft: richtige Sprache, richtige Zeitzone, sinnvolle Verfügbarkeit, Round Robin für Teams und eine Automation, die Bestätigung, Reminder und Bewertungsanfrage abfeuert.

In diesem Beitrag zeige ich dir den Weg, wie ich es mache. Schritt für Schritt, ohne Umwege, so dass du es direkt nachbauen kannst.

Warum der HighLevel Kalender im Kundenaccount oft fehlt

Wenn du HighLevel als Agentur nutzt und im SaaS-Konfigurator arbeitest (Pro-Plan), kannst du viele Dinge schon in deinen SaaS-Plänen vorbereiten. Das ist der Idealfall: Kunde kauft deinen Plan, legt sich selbst an und der Musterkalender ist direkt im Account drin.

Nur: In der Praxis ist es oft nicht so. Viele legen Kunden manuell an, oder der Kunde ist schon da, aber ohne Kalender-Setup. Genau dafür brauchst du eine saubere Routine, damit du nicht jedes Mal wieder bei null startest.

Wichtiges Keyword an dieser Stelle: HighLevel Kalender einrichten. Denn genau darum geht’s jetzt.

Schritt 1: Nutzer im Kundenaccount anlegen (Teammitglied)

Damit ein Kalender in HighLevel richtig funktioniert, brauchst du jemanden, der Termine annehmen kann. Also legst du im Kundenaccount zuerst ein Teammitglied an.

So gehst du vor:

• Einstellungen öffnen

• Mein Personal auswählen

• Neuen Nutzer anlegen (z.B. Manfred Kunde)

• E-Mail-Adresse eintragen (das ist der Pflichtpunkt)

• Berechtigung erstmal lassen wie sie ist

Warum das wichtig ist: Der Nutzer kann seine Verfügbarkeit pflegen und du kannst später im Kalender genau diesen Nutzer als Teammitglied auswählen.

Hinweis aus der Praxis: Der Wechsel per „Anmelden als ...“ klappt erst sauber, wenn die E-Mail bestätigt wurde. Aber das ist für das Setup erstmal egal. Hauptsache, der Nutzer ist angelegt.

Interne Links, die hier wirklich Sinn machen

👉HighLevel Kalender im Detail:

https://ghl-guide.de/funktionen/kalender

Schritt 2: Die wichtigste Kalender-Einstellung, die fast jeder übersieht

Jetzt geht’s in die Kalender-Einstellungen. Und hier kommt der Klassiker, der immer wieder Probleme macht, wenn man ihn nicht setzt.

In den Einstellungen unter Kalender:

• Optionen anzeigen

• Wochenbeginn auf Montag stellen

• Dienste deaktivieren, wenn du sie nicht bewusst brauchst

Gerade der Wochenbeginn ist so ein Ding. In manchen Kalendern startet die Woche Samstag oder Sonntag. Das willst du in Deutschland in 99 Prozent der Fälle nicht.

Als Nächstes:

• Sprache und Region auf German

• Zeitformat richtig einstellen (Deutschland)

• Wochenbeginn sowohl für App als auch Widget auf Montag setzen

• Speichern

Damit ist die Basis sauber. Und ja, das klingt banal, aber es spart dir später extrem viel Ärger, weil plötzlich alles „komisch“ aussieht.

Schritt 3: Verfügbarkeit auf Kalenderebene sinnvoll nutzen

HighLevel arbeitet hier mit einem Vergleich:

• persönliche Verfügbarkeit des Teammitglieds

• Verfügbarkeit des Kalenders

Nur wenn beides gleichzeitig passt, werden Slots angezeigt.

Das ist mega praktisch, weil du so Kalender-Verfügbarkeit wie eine zweite Sicherheitsstufe nutzen kannst. Beispiel: Mitarbeiter grundsätzlich verfügbar, aber dieser Kalender soll nur Dienstag bis Donnerstag buchbar sein. Dann regelst du es genau hier.

Für das Grund-Setup reicht oft: erstmal so lassen oder grob eintragen, was du brauchst.

👉Was ist HighLevel und wie funktioniert es wirklich:

https://ghl-guide.de/was-ist-gohighlevel

Schritt 4: Zoom, Google Meet oder Teams sauber verbinden

Wenn du Videocalls machst, solltest du die Verbindung direkt einrichten:

• Videokonferenzen

• Neu hinzufügen

• Zoom oder Google Meet oder Microsoft Teams auswählen

Warum das wichtig ist: HighLevel kann dann automatisch für jeden Termin einen eigenen Zoom-Link erzeugen. Das ist nicht nur bequem, sondern verhindert auch, dass fremde Leute deinen Raum-Link weitergeben und sich „irgendwer“ einklinkt.

Wenn du keine Videocalls machst, kannst du natürlich auch Telefon oder Vor-Ort-Termine nutzen. Dann gibst du einfach Telefonnummer oder Adresse an.

Schritt 5: Den richtigen Kalender-Typ wählen: Round Robin

Jetzt kommt der Part, wo viele erschlagen werden, weil HighLevel dir viele Kalenderarten anbietet.

Für die meisten Agentur-Setups ist der Round Robin Kalender die beste Wahl.

Warum?

• funktioniert mit einer Person genauso gut wie mit einem Team

• verteilt Termine automatisch fair (Manny, dann Sophia, dann Jasper und so weiter)

• macht in der Praxis kaum Probleme, auch bei Zoom-Links

Genau deshalb nutze ich Round Robin in den meisten Fällen als Standard.

So legst du ihn an:

• Kalender

• oben rechts Neuer Kalender

• Round Robin auswählen

• Name setzen (z.B. Testkalender)

• Teammitglied auswählen (z.B. Manfred Kunde)

• optional benutzerdefinierte URL setzen (z.B. mannys-kalender)

• Dauer festlegen (z.B. 30 Minuten)

• Speichern

Pro-Tipp: Eine eigene URL ist praktisch, wenn du den Link schnell per WhatsApp oder E-Mail schicken willst.

Schritt 6: Kalender testen und Branding prüfen

Nach dem Speichern kannst du dir den Link anschauen und prüfen:

• Sprache passt (Minuten statt Minutes)

• Zeitzone passt

• Slots werden korrekt angezeigt

Wenn du eine Branded Domain hinterlegt hast, sieht der Link auch professionell aus. Das ist ein kleines Detail, aber genau diese Details machen später den Unterschied.

👉Wenn du HighLevel richtig lernen willst, schau hier rein:

https://ghl-guide.de/ausbildung

Schritt 7: Kalender optisch und inhaltlich sauber machen

Unter Bearbeiten kannst du Dinge einstellen wie:

• Kalenderlogo (rund oder quadratisch)

• Beschreibung (wird angezeigt, ist wichtig)

• Kalendergruppe (wenn du mehrere Kalender anbieten willst, z.B. Erstcall und Tiefencall)

Auch spannend: Titel der Besprechungseinladung.

Ich mache oft:

Martin Dellwing × Contact Name

Warum? Damit ich in meinem Google Kalender zuerst meinen Namen sehe und nicht den Namen des Buchenden. Klingt wie ein Mini-Detail, ist aber im Alltag super angenehm.

Schritt 8: „Busy-Modus“ und Buchungsregeln, die No-Shows reduzieren

HighLevel bietet dir einen Busy-Modus, mit dem du z.B. 40 Prozent der Termine als nicht verfügbar anzeigen kannst. Ich nutze es nicht, aber ich verstehe, warum man das macht. Es wirkt einfach „gefüllter“.

Viel wichtiger sind diese Regeln:

• Mindest-Vorlaufzeit (damit nicht jemand um 14:55 für 15:00 bucht)

• Datumsbereich (wie weit im Voraus darf gebucht werden)

• maximale Buchungen pro Tag

• Vor und Nachbereitungszeit

Ich persönlich setze gerne eine sinnvolle Mindestzeit und halte den Buchungszeitraum eher kurz, z.B. 7 Tage. Warum? Je weiter im Voraus, desto höher die No-Show-Rate, weil in drei Wochen einfach zu viel passiert.

Schritt 9: Formular, Bestätigungsseite und Benachrichtigungen

Bei Formularen gibt es zwei Logiken:

• erst Datum und Uhrzeit auswählen, dann Formular

• oder erst Formular, dann Datum und Uhrzeit

Ich lasse es meistens so, wie es voreingestellt ist. Das passt für die meisten Use Cases.

Du kannst außerdem festlegen:

• Einwilligungs-Checkbox

• Gäste hinzufügen

• Weiterleitung auf eine URL nach Buchung (Danke-Seite)

• automatische Bestätigung

Benachrichtigungen in HighLevel funktionieren inzwischen wohl sehr gut. Ich persönlich steuere Reminder lieber über Automationen, weil ich da maximal flexibel bin.

Schritt 10: Kalender in die Website einbetten

Wenn du den Kalender auf einer Seite einbauen willst:

• Websites

• Seite bearbeiten

• Plus klicken

• Kalender-Element auswählen

• Testkalender wählen

• speichern und veröffentlichen

Dann ist der Kalender direkt auf der Seite buchbar. Fertig.

Schritt 11: Automation für Terminbestätigung, Reminder und Bewertungsanfrage

Jetzt wird’s richtig gut, weil du damit die echte Arbeit automatisierst.

Beispiel- Automation:

Trigger:

• Termin wurde gebucht

Dann:

• CRM: in eine Pipeline-Stufe setzen (falls du schon damit arbeitest)

• Bestätigungsmail an den Kunden

• optional interne Mail an dich

• Wait bis 24 Stunden vor Termin (Event, Appointment Time minus 24h)

• Reminder-Mail 24 Stunden vorher

• optional nach dem Termin warten (z.B. 3 Stunden)

• Bewertungsanfrage senden

Genau dafür sind Automationen in HighLevel da. Und wenn du hier einmal ein sauberes Template hast, kannst du es für fast jeden Kunden wiederverwenden.

👉 Automationen in HighLevel:

https://ghl-guide.de/funktionen/automationen

Wenn du HighLevel jetzt direkt testen willst, dann nutz die verlängerte 30-Tage-Testphase inklusive Zugriff auf die HighLevel Growth Community:

👉 Anmeldung zur verlängerten 30-Tage-Testphase:

https://gohighlevel.com/martindellwing