Spamnachrichten in HighLevel automatisch filtern: So stoppst du E-Mail, WhatsApp und Chat-Spam mit einer einfachen Automation

Spamnachrichten nerven. Und zwar richtig.

Wenn du HighLevel aktiv nutzt, kennst du das wahrscheinlich schon: Erst trudeln vereinzelt komische E-Mails ein, dann kommen plötzlich Spamnachrichten über das Chat Widget, WhatsApp, Instagram oder Facebook dazu und irgendwann verlierst du jeden Tag unnötig Zeit mit Prüfen, Löschen und Aussortieren.

Genau deshalb ist eine saubere Spam-Filter-Automation in HighLevel inzwischen kein Nice-to-have mehr, sondern ein echter Zeitsparer.

Ich hatte das Problem selbst. Anfangs war es noch halbwegs überschaubar. Irgendwann wurde es aber so viel, dass ich mir zusammen mit anderen aus unserer Growth Community eine kleine, aber extrem hilfreiche Lösung gebaut habe. Das Ergebnis ist eine einfache HighLevel Automation, die typische Spamnachrichten direkt erkennt, Phishing-Inhalte markiert und echte Nachrichten sauber durchlässt.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie diese Spam-Automation in HighLevel funktioniert, warum sie sich sofort lohnt und wie du sie für E-Mails, WhatsApp, Facebook, Instagram und das Chat Widget nutzen kannst.

Warum Spam in HighLevel so ein großes Thema ist

Sobald du mit HighLevel ernsthaft arbeitest, hast du viele Kontaktpunkte nach außen. Genau das ist ja auch die Stärke der Plattform. Du kommunizierst zentral über CRM, E-Mail, Chat, Social Messaging und Automationen.

Das Problem: Je sichtbarer deine Kontaktkanäle werden, desto mehr Spam landet dort auch.

Typische Beispiele sind:

• gefälschte Sicherheitsmails

• dubiose Nachrichten mit Phishing-Links

• automatisierte Spam-E-Mails

• Fake-Anfragen über WhatsApp oder das Chat Widget

• Nachrichten mit unseriösen Anhängen

Wenn du diese Nachrichten manuell bearbeitest, kostet dich das nicht nur Zeit. Es macht auch dein CRM unübersichtlich, weil oft direkt Kontakte angelegt werden, die du eigentlich nie im System haben wolltest.

Genau hier kommt eine gut gebaute HighLevel Automation ins Spiel.

Die Lösung: Eine Spam-Filter-Automation in HighLevel

Die Grundidee ist simpel:

Jede eingehende Nachricht wird automatisch geprüft. Zuerst über einfache Regeln. Danach, wenn nötig, zusätzlich mit ChatGPT. So kannst du typischen Spam sofort aussortieren und komplexere Fälle intelligent bewerten lassen.

Das Schöne daran: Die Lösung ist nicht kompliziert. Es ist keine Raketenwissenschaft. Aber sie ist im Alltag extrem wertvoll.

Die Automation lässt sich in HighLevel unter anderem für diese Kanäle einsetzen:

• E-Mail

• WhatsApp

• Facebook Messenger

• Instagram DMs

• Chat Widget

Gerade diese Kombination macht den Unterschied. Denn Spam kommt heute eben nicht mehr nur per E-Mail.

So ist die Automation aufgebaut

Ich empfehle dir, nicht alles in eine einzige große Automation zu packen. Genau das hatte ich am Anfang gemacht. Besser ist es, für jeden Kanal eine eigene Automation anzulegen.

Warum?

Weil du dann jeden Kanal einzeln anpassen kannst. Eine E-Mail funktioniert anders als eine WhatsApp-Nachricht. Beim Chat Widget brauchst du andere Inhalte als bei Instagram oder Facebook.

Deshalb habe ich am Ende fünf einzelne Automationen erstellt und sie sauber in einem Ordner organisiert.

Das ist deutlich übersichtlicher und du kannst später viel leichter nachjustieren.

Schritt 1: Der richtige Trigger in HighLevel

Für den E-Mail-Workflow startet alles mit dem passenden Trigger.

Sobald eine neue E-Mail auf deiner Dedicated Sending Domain eingeht, wird die Automation ausgelöst. In HighLevel läuft das dann über den entsprechenden Reply-Trigger.

Ab diesem Moment wird jede Nachricht automatisch geprüft.

Und genau an diesem Punkt denken viele erst mal: Das wird doch teuer, wenn jetzt jede einzelne Mail durch so einen Prozess läuft.

Die ehrliche Antwort: Nein.

Was kostet die Spam-Prüfung mit ChatGPT in HighLevel?

Ich hatte anfangs genau dieselbe Sorge. Wenn jede Mail geprüft wird, klingt das im Kopf erst mal teuer.

In der Praxis ist es das aber nicht.

Wenn du ein günstiges Modell nutzt, zum Beispiel ein kleines Nano-Modell, dann liegst du bei normalen E-Mails im sehr niedrigen Bereich. Selbst bei vielen Nachrichten ist das im Verhältnis zu der gesparten Zeit praktisch nichts.

Und genau das ist der entscheidende Punkt: Du kaufst dir nicht einfach nur eine technische Prüfung ein. Du sparst dir tägliche manuelle Arbeit, reduzierst Müll im CRM und hältst deine Inbox sauber.

Allein deshalb ist diese Art von HighLevel Automation ein absoluter No-Brainer.

Schritt 2: Typischen Spam zuerst per Regelwerk aussortieren

Bevor ChatGPT überhaupt eingesetzt wird, solltest du den offensichtlichsten Spam schon per einfacher Bedingung herausfiltern.

Das ist wichtig, weil du dadurch unnötige AI-Prüfungen vermeidest.

Schau dir dafür einfach an, welche Formulierungen in deinen Spamnachrichten immer wieder auftauchen. Typische Beispiele sind:

• Dating-Plattform

• Cloudspeicher ist gesperrt

• Was hast du heute Abend vor?

• Konto wurde deaktiviert

Wenn du weißt, dass solche Phrasen in echten Kundenanfragen praktisch nie vorkommen, kannst du sie direkt als Ausschlusskriterium nutzen.

In HighLevel funktioniert das ganz einfach über Bedingungen wie:

Replied Message Contains

Sobald eine dieser typischen Spam-Phrasen enthalten ist, wird die Nachricht direkt aussortiert.

Das ist der schnellste und günstigste erste Filter.

Schritt 3: ChatGPT prüft Phishing, Betrug oder unsichere Fälle

Natürlich wird Spam immer besser. Genau deshalb reicht ein einfacher Wortfilter allein irgendwann nicht mehr aus.

An diesem Punkt kommt ChatGPT ins Spiel.

Für alle Nachrichten, die nicht schon eindeutig als Spam erkannt wurden, kann ChatGPT eine zweite Prüfung übernehmen. Dabei geht es zum Beispiel um diese Bewertung:

• Spam

• Phishing

• Betrug

• unsicher

• okay

Das funktioniert besonders gut, wenn du den Prompt glasklar formulierst.

Ein guter Prompt sagt dem Modell genau, was geprüft werden soll und vor allem, wie die Antwort aussehen muss. Also keine langen Erklärungen, sondern nur ein klares Ergebnis.

Zum Beispiel so:

Die eingegangene Nachricht soll darauf geprüft werden, ob es sich um Spam, Phishing oder Betrug handelt. Zusätzlich sollen auch enthaltene Links mitbewertet werden. Die Antwort darf ausschließlich eines der vorgegebenen Wörter zurückgeben.

Genau das ist wichtig. Denn du willst in deiner HighLevel Automation kein langes KI-Geschwafel, sondern eine saubere Entscheidungsgrundlage, mit der dein Workflow weiterarbeiten kann.

Warum diese Kombination so stark ist

Die Mischung aus Regelwerk und AI-Prüfung ist in der Praxis extrem effektiv.

Der Ablauf sieht vereinfacht so aus:

1. Nachricht kommt in HighLevel rein

2. offensichtlicher Spam wird sofort gefiltert

3. unklare Fälle gehen an ChatGPT

4. das Ergebnis wird ausgewertet

5. je nach Ergebnis wird weitergeleitet, getaggt oder gelöscht

Damit bekommst du einen sehr sauberen Spam-Filter, ohne deinen Workflow unnötig kompliziert zu machen.

Was passiert mit echten Nachrichten?

Ganz wichtig: Echte Nachrichten sollen natürlich nicht verloren gehen.

Wenn ChatGPT die Nachricht als okay einstuft, kannst du sie ganz normal weiterleiten oder direkt in HighLevel bearbeiten. Das ist sogar die beste Lösung, weil einer der größten Vorteile von HighLevel darin liegt, dass du Kommunikation zentral an einem Ort beantworten kannst.

Wenn du willst, kannst du dir echte Nachrichten zusätzlich noch an deine Hauptmailadresse weiterleiten lassen. Genau das mache ich in bestimmten Fällen selbst. Das hängt einfach von deinem Setup ab.

Spam markieren oder Kontakte direkt löschen?

Für den Start würde ich dir empfehlen, Spam nicht sofort automatisiert zu löschen.

Mach es zunächst so:

• Vergib bei Spam, Phishing und Betrug jeweils passende Tags

• prüfe nach ein paar Tagen oder nach einer Woche stichprobenartig die markierten Kontakte

• kontrolliere, ob die Erkennung sauber funktioniert

Sobald du der Automation vertraust, kannst du den nächsten Schritt gehen und verdächtige Kontakte direkt per Delete Contact löschen lassen.

Das ist der Punkt, an dem du richtig Zeit sparst.

Dann landet der Spam nicht mehr in deiner Inbox, du bekommst keine unnötigen Benachrichtigungen und dein CRM bleibt sauber.

Auch für WhatsApp, Instagram und Chat Widget sinnvoll

Viele denken bei Spam zuerst nur an E-Mails. Das greift aber längst zu kurz.

Gerade wenn du HighLevel breit einsetzt, kommen nervige Nachrichten oft auch über:

• WhatsApp

• Instagram

• Facebook Messenger

• Livechat

• Chat Widget

Deshalb lohnt es sich, dieselbe Logik auch für diese Kanäle zu nutzen.

Der Aufbau bleibt ähnlich, nur die Datenbasis ändert sich. Bei WhatsApp hast du zum Beispiel keinen Betreff, sondern vor allem Message Body und mögliche Anhänge. Genau deshalb ist es sinnvoll, pro Kanal eine eigene Automation zu pflegen.

👉👉Wenn du tiefer in das Thema einsteigen willst, findest du hier passend weiterführende Inhalte zu HighLevel Automationen, zum HighLevel Chat Widget und zur Growth Community.

Warum diese Automation auch für Kunden extrem stark ist

Wenn du HighLevel nicht nur für dich selbst nutzt, sondern auch für Kunden einsetzt, ist diese Spam-Automation ein starkes Zusatzargument.

Denn Kunden wollen keine technische Spielerei. Sie wollen ein Ergebnis.

Und das Ergebnis ist hier glasklar:

• weniger Spam

• weniger manuelle Arbeit

• saubereres CRM

• bessere Übersicht

• professionellerer Kommunikationsprozess

Genau solche kleinen, aber wirksamen Automationen machen in der Praxis oft mehr Eindruck als irgendein kompliziertes Feature, das am Ende niemand wirklich nutzt.

Fazit: Spam in HighLevel endlich unter Kontrolle bekommen

Wenn dich ständige Spamnachrichten in HighLevel nerven, dann solltest du das Thema nicht länger aufschieben.

Mit einer einfachen Kombination aus:

• Triggern pro Kanal

• festen Spam-Regeln

• ChatGPT-Prüfung

• Tags oder direkter Löschung

kannst du einen großen Teil der nervigen Nachrichten automatisiert abfangen.

Und genau das ist am Ende der Punkt: Du holst dir Zeit zurück, hältst dein CRM sauber und kannst dich auf die Dinge konzentrieren, die wirklich Umsatz bringen.

Für mich hat sich diese HighLevel Automation absolut gelohnt. Und wenn du HighLevel aktiv nutzt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie dir ebenfalls sofort spürbar weiterhilft.

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